Seguridad informática al gestionar una ERP en su organización
La seguridad informática se encarga de proteger los recursos de un sistema informático, incluyendo información, servicios y arquitecturas, implica proteger recursos valiosos que pertenecen a un legítimo propietario de posibles peligros y ataques. Antes del año 2000, el hacking era visto como un desafío, sin interés comercial; después del año 2000, se produjo una difusión a gran escala del acceso a Internet, impulsando el hacking por lucro, el malware y el robo de información. El informe de IBM X-Force 2009 reveló vulnerabilidades de software y tipos de ataques. Asi pues, el software inseguro se debe a poca énfasis en la programación segura, lenguajes no seguros e incentivos económicos para liberar software rápidamente. En la parte de propiedades, la seguridad informática debe asegurar la confidencialidad, evitando que información privada se comparta con personas no autorizadas por eso es importante asegurar la integridad de la información, evitando alteraciones malintencionadas por personas no autorizadas; la disponibilidad, la autenticación son propiedades importantes.
Contramedidas:
• Las contramedidas de seguridad incluyen la prevención, la detección y la reacción.
• La prevención busca evitar que se comprometan las propiedades a asegurar, utilizando diseño seguro y tecnologías de prevención como el cifrado y los permisos de acceso.
• La detección busca identificar intentos de comprometer las propiedades, utilizando logs e Intrusion Detection Systems (IDS).
Fallos:
• La complejidad es enemiga de la seguridad, generando errores y fallos.
• Los factores humanos, como contraseñas débiles e ignorar advertencias, pueden poner en peligro un sistema informático.
• Los atacantes tienen diversas motivaciones y perfiles, desde script kiddies hasta hackers profesionales.
Principios:
• La política de seguridad puede centrarse en los usuarios o en los recursos. • Es importante decidir cuáles partes del sistema necesitan mecanismos de protección.
• Hay que tomar decisiones de diseño para decidir a qué nivel se implementan los mecanismos de protección.
Teniendo en cuenta la información anterior, la seguridad informática al gestionar un sistema ERP en una organización debe aplicarse considerando varios principios fundamentales y niveles de protección para garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los recursos críticos que maneja dicho sistema. Así pues, se tiene que basar en los principios y consideraciones expuestas:
Protección de recursos valiosos: Un ERP maneja información sensible y servicios críticos para la organización. La seguridad informática debe proteger estos activos contra accesos no autorizados y ataques, garantizando que solo usuarios legítimos puedan interactuar con el sistema.
Diseño de políticas de seguridad específicas para el ERP: La política de seguridad debe definir claramente los derechos y roles de los usuarios dentro del ERP, contemplando posibles riesgos tanto desde la perspectiva de usuarios internos como externos. Implementación de mecanismos de protección a múltiples niveles: Los mecanismos de seguridad deben estar implementados desde el nivel hardware (por ejemplo, firewalls y sistemas de detección), pasando por el software del sistema operativo y la aplicación ERP, hasta el nivel de usuario y interfaces de aplicación, para garantizar una defensa en profundidad,.
Gestión de fallos y riesgos humanos: Se debe prestar especial atención a los factores humanos, ya que usuarios pueden provocar fallos mediante contraseñas débiles o acciones inadvertidas. Se recomienda capacitación continua y medidas para minimizar errores humanos como controles estrictos, autenticación multifactor y monitorización.
Aplicación de principios de seguridad informática: La confidencialidad, integridad y disponibilidad son los pilares que deben garantizarse en el ERP, evitando que datos sensibles sean divulgados, alterados o inaccesibles en momentos críticos.
Políticas de auditoría y detección: Implementar registros (logs) detallados y sistemas de detección de intrusiones para monitorear actividades sospechosas dentro del ERP y reaccionar rápidamente ante incidentes.
Implementación de una ERP en una organización como Uniminuto
Primero que todo, se ha visto a lo largo del semestre el concepto de ERP y todo lo que implica su implementación en cualquier empresa que la requiera en base a sus necesidades para optimizar sus procesos; dichas implicaciones son los costos, tiempos, tipo de enfoque, etc. Por otro lado, existen dos tipos de sistemas ERP enfocados a distintas necesidades que requiera un sector empresarial: ERP vertical y ERP horizontal; si se desea respaldar un proceso de negocio claramente definido y específico en un sector la mejor opción será una vertical, mientras que el horizontal está diseñado para servir a diversas industrias y entidades con estructuras diversas. Así mismo, si se requiere hacer uso de dicha planificación en una universidad como lo es la Uniminuto, sería necesario analizar si se va a trabajar para un sector en específico o al sistema en general y cuáles van a hacer los problemas a gestionar.
La universidad Minuto de Dios tiene varios procesos en donde se presentan distintas dificultades ya sea por demora en la entrega de soluciones o incluso en varios casos, no se hace una respuesta efectiva de los mismos; esto se puede evidenciar en la gestión académica, específicamente en el sector de matrícula y registro en la plataforma de Génesis (planificación de horarios, inscripción o cancelación a clases, oferta académica entre otros). Teniendo en cuenta lo anterior, se pueden presentar casos en que las áreas académica, financiera y administrativa trabajan con bases de datos distintas o que haya demoras en la validación de pagos, actualización de horarios, o confirmación de cupos.
La implementación del ERP en el área académica de Uniminuto busca transformar la forma en que se gestionan los procesos clave de la vida estudiantil y docente. En la situación actual, muchas tareas como la gestión de programas, matrícula, asignación de docentes y control de notas se llevan a cabo en sistemas aislados o con procedimientos manuales, lo cual genera redundancia, errores y tiempos de espera innecesarios.
Con el ERP, todos los procesos académicos se centralizan en una plataforma única. Por ejemplo, el diseño y actualización de los planes de estudio se gestionan dentro del sistema, lo cual garantiza que solo se oferten asignaturas válidas y que cumplan con los prerequisitos definidos. Durante la matrícula, el ERP automatiza la verificación de requisitos académicos, el control de cupos y la validación financiera del estudiante. Esto reduce significativamente los tiempos de matrícula y mejora la precisión del proceso. Además, los docentes pueden registrar calificaciones y asistencia directamente en el sistema, lo que permite a los estudiantes y a los directivos hacer seguimiento en tiempo real de su rendimiento académico.
El sistema también permite generar certificados, actas y constancias de manera automática, siempre que el estudiante cumpla con los criterios establecidos. Este tipo de automatización no solo optimiza el trabajo administrativo, sino que también mejora la 4 experiencia estudiantil, ya que permite mayor autonomía y agilidad en sus trámites. Finalmente, el ERP facilita la toma de decisiones institucionales mediante reportes consolidados sobre la evolución académica, la deserción, y otros indicadores clave.
Uno de los problemas más frecuentes en instituciones de educación superior como Uniminuto es la demora en la validación de pagos. Esto suele generar retrasos en la matrícula, bloqueos de servicios y quejas por parte de los estudiantes. En el modelo tradicional, un estudiante realiza un pago a través de una entidad financiera y debe esperar horas o incluso días a que se vea reflejado en el sistema académico o financiero de la universidad. Este desfase afecta múltiples procesos, desde la inscripción hasta la generación de certificados.
Con un ERP adecuadamente implementado, este problema se resuelve mediante la integración directa del sistema con bancos y pasarelas de pago (como PSE). Una vez que el estudiante realiza el pago, la plataforma recibe la confirmación en tiempo real o en cuestión de minutos. El sistema actualiza automáticamente el estado financiero del estudiante y desbloquea el acceso a los servicios académicos sin intervención humana.
Además, el ERP permite automatizar la facturación, los recordatorios de pago y la gestión de cartera. Si un estudiante está en mora, el sistema puede enviar notificaciones automatizadas, generar acuerdos de pago y activar o desactivar servicios de manera programada. Para los encargados de tesorería, esto representa una mejora importante, ya que pueden acceder a paneles de control que muestran quién está al día, qué pagos están pendientes y cómo evoluciona la cartera por programa, sede o cohorte.
En conjunto, estas funcionalidades no solo reducen errores y demoras, sino que fortalecen la transparencia financiera y permiten que tanto estudiantes como personal administrativo trabajen con información precisa y en tiempo real.
Conclusiones
En resumen, la gestión segura de un ERP requiere un enfoque integral que combine políticas claras, mecanismos técnicos adecuados y conciencia humana para proteger la información y servicios que el sistema provee a toda la organización.
Por otro lado, la implementación de un ERP en una universidad como Uniminuto debe ser una tarea bien planificada, con un enfoque estratégico, y es necesario tener en cuenta tanto las necesidades operativas como las culturales. Así pues, es importante contar con un buen equipo de gestión del proyecto, realizar pruebas exhaustivas, y brindar capacitación adecuada a los usuarios para asegurar que el sistema sea adoptado de manera efectiva y genere beneficios a largo plazo
Referencias
Consultores, A. (2023, 19 junio). Seguridad informática: ¿Como puedo proteger mi ERP? - Artero. Artero Consultores. https://arteroconsultores.com/noticias/seguridad-informaticacomo-proteger-erp/
ERP Software Blog. (2024b, julio 27). Vertical or Horizontal ERP: What’s best for me? https://erpsoftwareblog.com/2019/08/vertical-or-horizontal-erp-whats-best-for-me/
Gestión Académica- modulo 1 by Milba Yohana Polania Castro - Infogram. (s. f.). https://infogram.com/gestion-academica-modulo-1-1ho16v85ewkv2nq
